Suivi et relances
Suivre l'état de vos dossiers et configurer les relances automatiques.
Cycle de vie d'un dossier
Chaque dossier passe par les statuts suivants :
Brouillon → Déposé → Accepté → Remboursé
↘ Rejeté
| Statut | Description | Action suivante |
|---|---|---|
| Brouillon | Dossier généré, pas encore déposé | Déposer sur le portail éco-organisme |
| Déposé | Dépôt confirmé avec date et référence | Attendre — relances automatiques actives |
| Accepté | Éco-organisme a validé le dossier | Attendre le virement |
| Rejeté | Dossier refusé — motif renseigné | Corriger et regénérer |
| Remboursé | Virement reçu — montant saisi | Terminé |
Modifier le statut
Depuis la fiche réparation, cliquez sur le statut actuel pour le modifier. À chaque changement, RéparDossier enregistre :
- La date de la transition
- L'acteur (vous)
- La note éventuelle (motif de rejet, référence de paiement)
Relances automatiques
RéparDossier surveille tous vos dossiers au statut Déposé et vous envoie un email de rappel selon le calendrier suivant :
ecosystem
| Niveau | Déclenchement | Objet email |
|---|---|---|
| Niveau 1 | J+30 après dépôt | Relance dossier QualiRépar |
| Niveau 2 | J+45 après dépôt | 2e relance dossier QualiRépar |
| Niveau 3 | J+60 après dépôt | URGENT — dossier QualiRépar en attente |
Ecologic
| Niveau | Déclenchement | Objet email |
|---|---|---|
| Niveau 1 | J+35 après dépôt | Relance dossier QualiRépar |
| Niveau 2 | J+55 après dépôt | 2e relance dossier QualiRépar |
| Niveau 3 | J+75 après dépôt | URGENT — dossier QualiRépar en attente |
Un délai minimum de 14 jours est respecté entre deux relances pour le même dossier.
Contenu de l'email de relance
Chaque email de relance contient :
- Le récapitulatif du dossier (référence, montant, date de dépôt)
- Le texte de relance pré-rédigé à copier/coller pour contacter l'éco-organisme
- Un lien direct vers la fiche dans RéparDossier
Tableau de bord
Le tableau de bord affiche :
- Encours total — somme des bonus en attente de remboursement
- Dossiers déposés — nombre de dossiers en attente
- Dossiers en retard — dossiers déposés depuis plus de 60 jours sans réponse
- Remboursés ce mois — montant perçu sur la période
Récap mensuel par email
Chaque début de mois, RéparDossier vous envoie un récapitulatif :
- Nombre de dossiers remboursés le mois précédent
- Montant total reçu
- Dossiers en cours et en retard